CONTOH MEMBUAT RINGKASAN PENGANTAR MANAGEMEN BESERTA STUDI KASUSNYA

PENGANTAR MANAGEMEN

RINGKASAN MATERI PENGARAHAN TENTANG KEPEMIMPINAN, MOTIVASI DAN KOMUNIKASI

1. KEPEMIMPINAN

Kepemimpinan merupakan factor yang sangat penting di dalam mempengaruhi prestasi organisasi karena kepemimpinan merupakan aktivitas yang utama yang dapat mencapai tujuan organisasi. Kepemimpinan adalah suatu proses yang meliputi 3 faktor yaitu: pemimpin, pengikut, dan factor situasi. Ketiga factor tersebut menghasilkan suatu prestasi dan keputusan.

Dalam kenyataannya para pemimpin dapat mempengaruhi moral dan kepuasan kerja, keamanan, kualitas kehidupan kerja dan terutama tingkat prestasi suatu organisasi. Para pemimpin juga memainkan peranan kritis dalam membantu kelompok, organisasi, atau masyarakat untuk mencapai tujuan mereka. Bagaimanapun juga, kemampuan dan ketrampilan kepemimpinan dalam pengarahan adalah faktor penting efektifitas manajer

a.       Pengertian Kepemimpinan
 Seperti manajemen, kepemimpinan (leadership) telah didefinisikan dengan berbagai cara yang berbeda oleh berbagai orang yang berbeda pula. Menurut Stoner, kepemimpinan manajerial dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruhpada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Ada tiga implikasi penting dari definisi tersebut :Pertama, kepemimpinan menyangkut orang lain, bawahan atau pengikut.Kedua, kepemimpinan menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang diantara para pemimpin dan anggota kelompok. Ketiga, selain dapat memberikan pengarahan kepada para bawahan atau pengikut, pemimpin dapat juga mempergunakan pengaruh. Kepemimpinan adalah bagian penting manajemen, tetapi tidak sama dengan manajemen. Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhi orang-orang lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. Menurut Andrew Daldlin Kepemimpinan adalah: “suatu uasaha yang mempengaruhi orang atau antar perseorangan lewat proses komunikasi untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan.”

b.       Fungsi-fungsi kepemimpinan
 Pendekatan perilaku membahas orientasi atau identifikasi pemimpin. Aspek pertama pendekatan perilaku kepemimpinan menekankan pada fungsi-fungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar kelompok berjalan dengan efektif, seseorang harus melaksanakan dua fungsi utama : (1) fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tugas (“task-related”) atau pemecahan masalah, dan (2) fungsi-fungsi pemeliharaan kelompok (“groupmaintenance”) atau sosial. Fungsi pertama menyangkut pemberian saran penyelesaian, informasi dan pendapat. Fungsi kedua mencakup segala sesuatu yang dapat membantu kelompok berjalan lebih lancar, persetujuan dengan kelompok lain, penengahan perbedaan pendapat, dan sebagainya.

Seorang pemimpin harus mempunyai ciri-ciri:

·        Dicintai dan disegani bawahan

·        Kemampuannya rata-rata lebih menonjol

·        Mampu mengarahkan dan menggerakkan bawahan

Sifat-Sifat Kepemimpinan:

·        Tidak egoistis

·        Jujur dan Adil

·        Mempunyai perhatian kepada bawahan

·        Mempunyai keteladanan

Hal-hal yang harus di miliki oleh pemimpin:

·        Pengalaman

·        Kepandaian

·        Tanggung jawab penuh

·        Cerdas

·        Komunikasi yang baik kepada bawahan

·        Berwibawa

·        Mampu memberikan motivasi

Prilaku Kepemimpinan

Kepemimpinan yang berhasil tergantung pada prilaku, keterampilan, dan tindakan yang ketat, untuk itu pemimpin haruslah mempunyai keahlian diantaranya:

1.      Keahlian Teknis

2.      Keahlian Hubungan dengan Manusia

3.      Keahlian Konseptual

2. MOTIVASI

Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan, dan memelihara perilakumanusia. Motivasi ini merupakan subyek yang penting bagi manajer, karena menurut definisi manajer harus bekerja dengan dan melalui orang lain. Manajer perlu memahami orang-orang berprilaku tertentu agar dapat mempengaruhinya untuk bekerja sesuai dengan yang di inginkan organisasi. motivasi adalah juga subyek membingungkan, karena motif tidak dapat diamati atau diukur secara langsung, tetapi harus disimpulkan dari perilaku orang yang tampak. Motivasi bukan hanya satu-satunya faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang. Dua faktor lainnya yang terlibat adalah kemampuan individu dan pemahaman tentang perilaku yang diperlakukan untuk mencapai prestasi yang tinggi atau disebut persepsi peranan. Motivasi, kemampuan, dan persepsi peranan adalah saling berhubungan. Jadi salah satu faktor rendah, maka tingkat prestasi akan rendah, walaupun faktor-faktor lainnya tinggi.

a.    Teori-teori Motivasi

Teori-teori Motivasi dapat di klasifikasikan menjadi tiga kelompok yaitu petunjuk, isi danproses. Teori-teori petunjuk (prescriptive theories) mengemukakan bagaimana memotivasi parakaryawan. Teori-teori ini didasarkan atas pengalaman coba-coba. Teori-teori isi (content theories), kadang-kadang disebut teori-teori kebutuhan (needtheories), adalah berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab-penyebab perilaku atau memusatkan pada pertanyaan “apa” dari motivasi. Teori-teori proses (process theories) berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan atau menjelaskan aspek “bagaimana” dari motivasi.

b.    Motivasi Adalah Lebih Dari Sekedar Teknik-Teknik

Motivasi adalah lebih inklusif dari sekedar aplikasi berbagai peralatan atau cara tertentu untuk mendorong peningkatan keluaran. Motivasi juga adalah filsafat, atau pandangan hidup yang di bentuk berdasarkan kebutuhan dan keinginan karyawan. Jadi, penting di perhatikan oleh manajer bahwa teori-teori motivasi harus di gunakan secara bijaksana. Manajer yang dapat melihat motivasi sebagai sistem, yang mencakup sifat-sifat individu, pekerjaan, dan situasi kerja dan memahami hubungan antara insentif, motivasi dan produktifitas, mereka akan mampu memperkirakan perilaku bawahan. Hanya manajer yang mengetahui hal ini dan mengetahui bagaimana menerapkannya dapat mengharapkan realisasi peningkatan produktifitas dari para karyawan.

3.  KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif adalah penting bagi para manajer, paling tidak untuk dua alasan. Yang Pertama komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. Kedua, komunikasi adalah kegiatan untuk mana para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Jadi, manajer dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen mereka hanya melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.

a. Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih darisekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi,titik putus vokal dan sebagainya. Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran iniformasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :

1.    suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti,

2.    suatu sarana pengaliran informasidan

3.    suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi di antara individu-individu.

b. Saluran Komunikasi Dalam Organisasi

1.  Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward communication) dimulai dar manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatakan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi nasehat atau saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepadapara anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi. Fungsi utama komuniksasi ke atas (upward communication) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatanbawah.

2.    Komunikasi Lateral atau Horizontal

Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini :

a.    Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.

b.    Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen padatingkatan organisasi yang sama.

3.    Komunikasi Diagonal

Komunikasi Diagonal Merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal

rantai perintahorganisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen linidan staf.

C.    Pedoman komunikasi yang baik

1.    Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.

2.    Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.

3.    Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akandilakukan.

4.    Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu dalam perencanaan komunikasi.
5.    Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selamaberkomunikasi.

6.    Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantuatau umpan balik.

7.    lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.

8.    Perhatikan konsistensi komunikasi.

9.    Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.

10.    Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapiuntuk mengerti.

STUDI KASUS TENTANG PENGARAHAN KEPEMIMPINAN, MOTIVASI DAN KOMUNIKASI

1. Studi kasus tentang kepemimpinan

Hartoyo Sebagai Manajer

Drs. Hartoyo telah menjadi manajer tingkat menegah dalam departemen produksi suatu perubahan kurang lebih 6 bulan. Hartoyo bekerja pada perusahaan setelah dia pensiun dari tentara. Semangat kerja departemennya rendah sejak dia bergabung dalam perusahaan. Beberapa dari karyawan menunjukkan sikap tidak puas dan agresif.Pada jam istirahat makan siang. Hartoyo bertanya pada Drs. Abdul Hakim, ak, manajer departemen keuangan, apakah dia mengetahui tentang semangat kerja yang rendah dalam departemen produksi. Abdul hakim menjawab bahwa dia telah mendengar secara informal melalui komunikasi “grapevine”, bahwa karyawan hartoyo merasa tidak senang dengan pengambilan semua keputusan yang dibuat sendiri olehnya. Dia ( Hartoyo ) menyatakan, “ dalam tentara, saya  membuat semua keputusan untuk bagian saya, dan semua bawahan mengharapkan saya untuk berbuat seperti itu.

Pertanyaan dari kasus diatas:

1. Gaya kepemimpinan apa yang digunakan oleh hartoyo? Bagaimana keuntungan dan kelemahannya? Bandingkan motivasi bawahan hartoyo sekarang dan sewaktu dulu ditentara.
2. Konsekuensinya apa, bila hartoyo tidak dapat merubah gaya kepemimpinannya? Apa saran saudara bagi perusahaan, untuk merubah keadaan?

Jawaban dari pertanyaan kasus tersebut:

1.       

• Gaya kepemimpinan yang digunakan hartoyo adalah Gaya Kepemimpinan Otoriter atau Authoritarian.
• Keuntungan dari gaya kepemimpinan otoriter adalah  tidak ada satupun yang bisa menghalangi keputusan yang telah dia buat, tidak ada alasan, yang ada adalah hasil. Langkah yang dilakukan selalu penuh perhitungan dan sistematis. Kelemahan dari gaya kepemimpinan otoriter adalah bawahan akan merakasan suasana yang kaku, dan  tegang,  sehingga mengakibatkan timbulnya ketidak puasan karena pemimpin meniadakan inisiatif, selain itu juga dapat menimbulkan permusuhan antara bawahan dan pemimpin, keluhan dari bawahannya tentang pemimpinannya, dan lainnya.
• Sekarang Hartoyo bukan berada dalam lingkungan tentara melainkan di lingkungan suatu perusahaan, karena itu motivasi dari bawahannya sekarang berbeda dengan bawahannya dulu. Karena dulu hartoyo seorang tentara mungkin motivasi bawahannya yang dulu ketika ia menjadi tentara bisa diterapkan dalam gaya kepemimpinannya, namun untuk sekarang kurang tepat untuk diterapkan dalam lingkungan perusahaan, karena didalam perusahaan pasti ada yang namanya demokrasi atau keputusan bersama demi kepentingan bersama.

2.       

• Bila hartoyo tidak merubah gaya kepemimpinannya, akan berakibat banyaknya karyawan yang tidak puas dengan kepemimpinan Hartoyo, sehingga para karyawan banyak yang minta untuk dipindah tugaskan, keluar dari perusahaan, atau bahkan hal terburuknya karyawan meminta pada pemilik perusahaan untuk memecat hartoyo sebagai manajer menengah departemen produksi.
• Saran dari saya perusahaan bisa membuat suatu acara dengan latar belakang kebersamaan yang dilakukan dengan kerja tim yang tidak tepusat pada satu orang saja, melainkan semua anggota tim ikut dalam memecahkan suatu kasus yang diberikan pada acara tersebut, sehingga akan timbul kekompakan, kreativitas, dan semangat kerja yang tinggi dalam tim tersebut.

2. Studi kasus tentang motivasi

      Factor yang memengaruhi Kinerja dan Kepuasan Kerja.

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja dan kepuasan kerja, salah satunya adalah motivasi.

Motivasi: Menurut Rowlansi  & Rowland ( 1997 ) fungsi manajer dalam meningkatkan kepuasan kerja staf didasarkan pada factor – factor motivasi. Faktor – faktor yang memengaruhi motivasi meliputi :

·         Keinginan akan adanya peningkatan

·         Rasa percaya bahwa gaji yang didapatkan sudah mencukupi

·         Memiliki kemampuan pengetahuann, keterampilan, dan nilai – nilai yang diperlukan

·         Adanya umpan balik

·         Adanya kesempatan untuk mencoba pendekatan baru dalam melakukan pekerjaan

·         Adanya instrument kinerja untuk promosi, kerja sama, dan peningkatan penghasilan.               

3.Studi kasus tentang komunikasi

1.      Apa yang dimaksud dengan proses komunikasi ?

2.      Apa saja unsure-unsur komunikasi dalam perusahaan  ?

Jawaban :                                 

1.      Proses komunikasi :

Komunikasi adalah pengiriman atau transmisi pemahaman umum melalui syarat (simbol). Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu “communis” yang berarti umum atau (common).

Komunikasi juga berarti suatu proses yang terdiri dari pengirim mengirimkan pesan melalui sarana kepada penerima dimana penerima akan menerima pesan tersebut dan terjadilah interaksi dikedua belah pihak.

2.      Unsur – unsure komunikasi :

Komonikator (pengirim) :

>> orang–orang yang memprakarsai komunikasi dalam sebuah organisasi kelompok, perorangan yang mempunyai informasi, kebutuhan, keinginan, dan maksud untuk disampaikan kepada orang lain.

Persepsi dan Interprestasi :

>> tanggapan atau pandangan seseorang terhadap suatu pesan. Dari persepsi akan dibuat interprestasi yaitu pemberian kesan atau pendapat terhadap persepsi dan pesan tersebut.

Encoding :

>> menerjemahkan informasi yang dikirim atau gagasan komunikator kedalam serangkaian simbol atau isyarat untuk pemahaman dan kebersamaan pengertian dengan penerima.

Pesan (message) :

>> bentuk fisik atau non-fisik yang dapat dialami dan ditangkap oleh indera penerima. Agar efektif, maka pesan tersebut harus :

-          Mudah dipahami.                        

-          Singkat, jelas, tepat, cepat, dan mengandung factor yang terkomunikasikan.

Saluran (channel) :

>> media yang dilalui atau dipergunakan dalam berkomunikasi berupa pertemuan, telepon, surat, fax, telex, computer, dan lain – lain.

Penerima :

>> orang yang menangkap pesan pengirim dan menanggapi atau tidak, baik secara langsung maupun tidak langsung, baik perorangan maupun kelompok.

Decoding atau pengertian atau menerjemahkan sandi :

>> decoding bagian dari interprestasi yaitu suatu proses penerima menafsirkan pesan yang diperoleh dari pengirim kedalam informasi yang mempunyai makna.

Proses terjadinya antara lain :

Pertama : menangkap pesan.

Kedua : menafsirkan pesan.

Dipengaruhi oleh :

-          Pengalaman masa lampau penerima.

-          Penilaian pribadi mengenai simbol, gerak isyarat.

-          Harapan.

Noise atau gaduh :

>> faktor yang mengacaukan, menggangum dan membuat rancu komunikasi.

Umpan balik atau feedback :

>> reaksi penerima terhadap proses komunikasi, dapat berupa umpan balik secara langsung maupun tidak langsung.

-          Komunikasi satu arah :

Pengirim berkomunikasi tanoa mengharapkan atau memperoleh umban balik dari penerima.

-          Komunikasi dua arah :

Terjadi apabila penerima memberikan umpan balik kepada pengirim.

-          Komunikasi macet :

Umpan balik yang diharpakan tidak diberikan oleh penerima.

>> distori yaitu memutarbalikkan fakta atau penyimpangan.

Share this post